1 水利科技档案的重要性

作为国民经济中的基础性产业，水利工程在社会经济发展中起到了重要的支撑性作用。生态环境理念已逐渐融入到人们的思想意识中，水利工程质量已经成为备受关注的社会性问题。党的十八大报告中提出，中国在未来的发展道路上，要进一步深化改革开放。水利事业在社会的发展进程中，迎来了新的发展机遇。做好水利科技档案管理工作，对于促进水利工程建设起到了至关重要的作用。

水利科技档案来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。

2 水利科技档案的特点

水利科技档案除了与其它专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，还有如下的特点。

2.1 内容综合性强

水利工作涉及面广，内容繁杂。在水利工程建设过程中往往会牵扯到农业、工业、交通、电力、通讯、市政、生态环境等各个方面，由此而形成的水利档案也就具有多元性和很强的综合性。它不仅仅是某一学科的信息反映，而且是以水利产业为中心的多学科、多专业的信息综合。

2.2 形成时机性强

水利工作是人类改造自然的活动，因此必然要受到自然规律的制约和影响，一年四季都有特定的工作内容，如夏季防汛，遇旱抗旱，冬春季节开展全面修复水利工程建设等。在这些工作过程中形成的大量档案，特别是汛期一日多变的水文、气象数据，以及防洪抢险工作等，都具有形成时间短、季节性强的特点。

2.3 形成周期差异大

根据不同的工程效益、水文地质条件、河床演变情况、险情隐患以及其它因素所确定的水利建设工程，周期长短悬殊较大。如一般的江河护坡工程以及面广量大的农田水利工程，通常仅需几个月即可完成，而大型的水库、河道、闸坝等工程建设，则需要几年或更长的时间才能完成。施工周期长短不同，相应工程建设中有关档案的形成周期产生很大差异。

2.4 文书与科技档案相互渗透

水利工作实施是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因此而形成的业务性文书与科技档案联系紧密，甚至相互渗透、相互交叉。水利科技档案工作是水利事业大局一项重要的基础性工作，占有举足轻重的地位，它的主要对象是水利工程。因此，作为反映水利工程建设管理、开发成果的水利科技档案，它有其自身的特性。许多文书不仅是档案的前期活动记录，而且具有文书档案与科技档案一体化的趋向。

3 水利科技档案管理内容

水利科技档案管理按其内容及阶段形式可分为：工程设计档案管理、工程施工档案管理、工程监理档案管理和竣工档案管理等。各个阶段的科技档案主要包括文字材料、图纸资料、声像资料等。文字材料是科技档案中最重要的，涉及内容最多的资料，主要包括：各类收文、发文、标书、合同、设计报告、施工报告、验收报告等建设资料，以及各次会议纪要、计划变更、施工日志等综合资料。图纸资料主要包括地形地类图、施工图、竣工图等。声像资料包括各种图片信息、视频信息等。这些材料看似种类繁多，不同阶段、各个专业相互交叉，而实际上是围绕着工程建设所形成的。水利科技档案资料之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体程序和内容紧密衔接，放映了水利工程建设的全过程，各个阶段、各个专业互相渗透，缺一不可。因此，鉴于水利工程科技档案的重要性，各阶段形成的各类档案均需做到有效管理。

4 水利科技档案管理存在的主要问题

水利工程由于门类繁多，阶段性强，建设期长，为档案管理工作带来相当的难度和挑战。目前院资料室存在以下几方面的问题：

4.1 水利科技档案管理制度不健全

长期以来，院里对档案管理工作未给予足够重视，虽然建立了相关规章制度，但存在漏洞，档案管理工作流于形式化、表面化，未落到实处。

4.2 档案检索效率不高

档案检索方式有手工检索和计算机检索。院里在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具，但也出现了求“多”不求“精”的现象，既造成了资源利用不充分，也导致档案检索效率不高。

4.3 管理人员

水利科技档案管理人员专业素质不高，管理意识不强，档案利用率不高。院里档案管理人员文化程度和专业素质参差不齐，不能适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入现代信息化时代，具备相应的专业知识技能，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。此外，院里长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏认识，造成档案信息资源开发不足，档案利用率不高。

4.4 对水利科技档案的保密性缺乏重视

院里在水利科技档案保密性方面缺乏足够的重视，制度不健全，责任落实不到位，在当今信息飞速发展的时代，水利科技信息安全面临严峻的挑战。

5 加强水利科技档案管理的对策

针对目前院里水利科技档案管理工作状况，为提高档案管理效率，实现科技档案的有效管理，实现资源的高效利用，需加强水利工程科技档案管理工作。

5.1 加强宣传教育，提高院领导和员工对水利科技档案有效管理的认识。要充分认识档案管理工作对促进工程项目建设和单位发展的重要作用，切实增强做好单位档案管理工作的责任感和使命感，进一步明确档案工作是各部门义不容辞的责任和义务。

5.2 规范档案管理机制，强化管理责任。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与设计院工作同步考核、同步发展。

5.3 加强继续教育，提高水利科技档案人员的综合业务素质。水利科技档案管理人员不仅需要有丰富的档案管理水平，还要熟悉水利业务知识，对水利工程基本概况了解，才能从被动“接”档案到主动“要”档案，不断“管”好档案。水利科技档案管理人员首先要了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。院里应定期组织专职档案人员参加档案局组织的业务学习、培训。再次，水利科技档案管理人员更要加强自身学习，既要不断学习档案专业知识、计算机知识，又要熟悉水利业务知识，掌握水库、河道工程及管理方面对档案管理的要求。

5.4 积极做好档案开发利用工作，为设计院各项工作服务。如何利用好档案，开发档案信息资源，是设计院档案管理的目的。为此，档案管理人员就要围绕设计院的发展，采用高效的检索工具，并进一步开发新技术、新产品，变被动服务为主动服务。

5.5 引入计算机信息系统进行信息处理和资料管理，实现档案管理现代化，将原来的静态化档案资源逐渐向动态化转变，不但提高了档案的使用效率，而且发挥了档案服务功能。

6 结语

水利科技档案是水利工程建设的真实记录，其管理工作质量，直接关乎水利工程的质量。在水利工程建设中，加大档案工作的管理力度，有利于推动水利建设的发展，同时还在一定程度上发挥了档案的社会效益。